Mẹo sắp xếp bàn làm việc một cách khoa học

Không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng và khoa học là chìa khoá giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc. Bạn loay hoay lục tìm tài liệu khi đang cần gấp, file lưu trong máy tính nhưng tìm không ra,… Những điều này sẽ làm mất thời gian quý báu của bạn, công việc bị trì trệ. Vậy hôm nay chúng ta cùng nhau sắp xếp lại bàn làm việc một cách khoa học nhé.

1/ Tại sao cần sắp xếp bàn làm việc?

Quản lý tốt thời gian làm việc: Làm việc không có kế hoạch có thể cản trở năng suất của bạn. Những chuyên gia về nhà quản lý thời gian luôn thiết lập và tổ chức không gian làm việc của họ để giảm thời gian cần thiết cho mỗi đầu việc.

Thuận tiện khi tìm kiếm hồ sơ: Sếp đang cần bạn gửi một tài liệu quan trọng mà bạn không thể tìm thấy? Hãy tổ chức không gian làm việc để tránh gặp phải trường hợp rắc rối trên nhé.
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Trang phục, phong thái và không gian làm việc của bạn là đại diện cho hình ảnh bản thân. Sự lộn xộn thể hiện sự kém chuyên nghiệp trong tác phong làm việc. Đây là một điểm trừ của bạn trong mắt quản lý và đồng nghiệp.
Tập trung hơn: Một không gian làm việc ngăn nắp có thể giúp bạn tập trung hoàn thành các mục tiêu hàng ngày, từ đó giúp bạn đạt được các mục tiêu nghề nghiệp lâu dài của mình.

2/ Phân loại hồ sơ

Liệt kê những công năng chính của góc làm việc, tuỳ theo tính chất công việc mà có những thay đổi. Bạn hãy đánh số thứ tự theo mức độ quan trọng của từng đầu việc.
Nhóm hồ sơ liên quan lại với nhau.

Loại bỏ những thứ không cần thiết. Khi bạn đang nhóm và phân loại các mục, hãy tự hỏi bản thân: “Tôi có cần giữ cái này không? Nếu có, tôi sử dụng cái này thường xuyên như thế nào? Nếu không, tại sao?”. Việc này sẽ giúp bàn làm việc gọn gàng hơn rất nhiều.

3/ Sắp xếp vào đúng vị trí

Đặt những vật dụng cần dùng thường xuyên ở gần hoặc ngang tầm mắt. Đây là cách đơn giản nhưng rất hiệu quả để tiết kiệm thời gian.
Máy tính ưu tiên cho các phần mềm phục vụ công việc. Hằng ngày những phần mềm phục vụ cho công việc cần ưu tiên ở những vị trí dễ tìm để tiết kiệm thời gian thao tác. Hãy xoá những dữ liệu không cần thiết để máy xử lý tác vụ nhẹ nhàng hơn.

Tối giản vật dụng trang trí trên bàn làm việc. Bạn có thể tham khảo nội quy công ty về các vật trang trí được phép mang đến văn phòng.

4/ Dụng cụ hỗ trợ

Thế giới văn phòng phẩm đa dạng, bạn sẽ dễ dàng tìm được những trợ thủ đắc lực trong công cuộc tổ chức và sắp xếp hồ sơ. Đừng ngại trang bị cho mình những công cụ hỗ trợ đắc lực:
File: folder, bìa nút, bìa lá, bìa còng,…
Hộp đựng bút, khay giấy,…
Thùng rác

Với các bước trên, bạn đã sẵn sàng để thực hiện bước chuyển mình trong công việc chưa? Cùng bắt tay vào thực hiện để thấy được sự thay đổi tích cực trong công việc bạn nhé